Adminisztrációs elvárások és a rendszer kiépítése
Az FSC (Forest Stewardship Council®) tanúsítás Magyarországon kötelezően betartandó adminisztratív előírásokat támaszt a tanúsított cégekkel szemben. Ezek nem országonként eltérő jogi szabályokon alapulnak, hanem a nemzetközi FSC-irányelvekből származnak, amelyek Magyarországon is alkalmazandók.
Melyek is a legfontosabb kötelezettségek?
Dokumentáció és nyilvántartás
A Chain of Custody tanúsítvány megszerzésének előfeltétele, hogy a tanúsított vállalat gondoskodjon a teljes folyamat dokumentálásáról:
- A felhasznált FSC – minősítésű anyagokat működés közben azonosítani, elkülöníteni és nyomon követni kell (például beszerzéstől a gyártásig, majd értékesítésig).
- Minden dokumentum és nyilvántartás az FSC – termékek előállításáról, vásárlásáról és értékesítéséről kötelező
Raktározás
- A raktári rendszerekben külön nyomon kell követni, hogy mely tételek FSC-s, melyek nem — ez segít fenntartani az átláthatóságot az auditok során.
Számlázás
Az FSC tanúsított termékek beszerzéséről és eladásáról kiállított számláknak világosan jelezniük kell az FSC státuszt:
- FSC – tanúsítvány számának és típusának szerepelnie kell a számlán vagy szállítólevélen minden FSC-minősítésű termék esetén.
- Az FSC logó vagy a „FSC Mix”, „FSC 100%”, „FSC Recycled” kifejezések csak akkor szerepelhetnek a számlán, ha a termék valóban tanúsított.
A számlázással foglalkozó adminisztrációs munkatársak feladatai FSC-környezetben:
- Azonosítani kell, hogy mely termékek FSC – minősítésűek.
- Biztosítani szükséges, hogy az FSC – információk megfelelően jelenjenek meg a számlákon.
- Naprakészen kell tartani a tanúsítvány információit.
- Gondoskodni kell az együttműködésről a logisztikai és beszerzési osztályokkal a pontos adatszolgáltatás érdekében.
Külső auditok és jelentéstétel
- A tanúsítvány fenntartásához éves audit szükséges, ahol a tanúsító szervezet ellenőrzi a rendszeresen vezetett nyilvántartásokat és dokumentációt
- Az audit során a következők számítanak kritikus elemeknek: az ellátási lánc nyomon követhetősége, a dokumentumok rendje és a raktári elszámolás pontossága.
Miből áll a rendszer kiépítése?
| Helyzetfelmérés: meglévő folyamatok, dokumentáció és beszállítói lánc áttekintése. |
| Követelmények beazonosítása: az FSC szabvány előírásainak vállalatra szabása. |
| Dokumentáció kialakítása: belső szabályzatok, nyilvántartások, raktári és számlázási adminisztráció előkészítése. |
| Munkatársak képzése: érintettek felkészítése az FSC elvárások teljesítésére. |
| Belső audit / próbaellenőrzés: a tanúsítás előtt hiányosságok feltárása és javítása. |
| Tanúsító auditra felkészítés: kapcsolattartás a tanúsító szervezettel, kísérés az audit során. |
| Folyamatos támogatás: fenntartási időszakban rendszeres frissítés és ellenőrzés. |
Tanúsítás könnyedén – szakértői segítséggel!
GlobeSystem csoport tanácsadói teljes körű támogatást nyújtanak az FSC rendszer kiépítésében – a felméréstől a tanúsításig –, hogy ügyfeleink átlátható, hiteles és versenyképes fenntarthatósági működést valósíthassanak meg.
Közreműködő: Káldi László Péter
